La gestione dei dipendenti con un portale HR

La digitalizzazione è la ventata di cambiamento, generatrice di efficienza e dinamismo, che le aziende aspettavano da lungo tempo

Internet concettuale
Internet concettuale

La gestione dei dipendenti con un portale HR

Conncetivia voucher 2,5

La digitalizzazione è la ventata di cambiamento, generatrice di efficienza e dinamismo, che le aziende aspettavano da lungo tempo. È innegabile che grazie alla tecnologia tantissime realtà produttive abbiamo trovato la chiave di volta per rendere il proprio business redditizio. Ma c’è di più. L’elemento informatico ha perfezionato anche la vita dei singoli dipendenti, improntando una cultura aziendale basata su comunicazioni fluide e accessibilità ai dati 24 ore su 24.

Se usciamo dai confini aziendali poi, noteremo come questa serie di vantaggi ha ripercussioni anche sull’intero sistema in cui siamo immersi. L’abbandono di tutti quei sistemi definiti analogici si traduce in un impatto ambientale ridotto. Nessuno spreco di carta, riduzione delle emissioni e risparmio energetico.

Lo strumento che permette di raggiungere tali traguardi e del quale sempre più aziende si stanno dotando si chiama portale hr, la soluzione per semplificare l’amministrazione del personale a tutto tondo.

Cos’è un portale hr

Che l’azienda sia grande o piccola, scegliere di avvalersi di un portale hr è sempre una buona idea. Uno strumento vantaggioso per stabilire un canale di comunicazione bidirezionale sicuro e affidabile. Paragonabile ad un coltellino svizzero, il portale hr gode di una varietà di importantissime funzioni incorporate in un unico software. Gli unici elementi necessari, affinché possa essere utilizzato, è una connessione internet, un pc o uno smartphone.

Funzioni per le Risorse Umane

I maggiori utilizzatori del sistema sono coloro che lavorano all’interno del reparto delle Risorse Umane. Ma cosa fa esattamente un portale hr? Incorpora tutti i servizi amministrativi utili per la gestione dei propri dipendenti, come ad esempio la compilazione delle buste paga, la rilevazione delle presenze, delle malattie e delle ferie, le documentazioni come contratti, cambi di mansioni e circolari, la gestione dei processi di reclutamento e onboarding.

Funzioni per i dipendenti

Dal lato del dipendente, il portale hr è una sorta di agenda personale/porta documentazione. Attraverso il proprio profilo, ogni dipendente può avere libero accesso a tutte le informazioni di sua pertinenza, accedere all’archivio buste paga e verificarne l’assenza di errori, inserire giustificativi o richieste di ferie, firmare digitalmente documenti, prendere visione delle circolari e vedere le proprie scadenze lavorative o gli obiettivi da raggiungere.

 

I vantaggi dei portali hr

A godere dei benefici del portale hr sono sia i dipendenti che l’azienda stessa. Tra i maggiori riscontri è da evidenziare un notevole risparmio di tempo per ognuna delle funzioni che il sistema offre. Facciamo qualche esempio. La compilazione delle buste paga è un’operazione che richiede parecchie ore di lavoro. Al fine di calcolare la giusta retribuzione è necessario raccogliere e inserire in un file le informazioni necessarie per determinare lo stipendio mensile. Attraverso i software hr il tutto avviene in maniera automatica con un solo click poiché i dati sono già presenti sul portale. Stessa cosa per i dipendenti quando devono chiedere un giorno di ferie o un cambio turno. Accedendo sulla propria bacheca potranno inserire le richieste senza dover compilare moduli cartacei da portare ai propri referenti da un ufficio all’altro.

In questo senso si ha un riscontro positivo anche in termini di comunicazione, molto più veloce ed efficiente. Un sistema di notifiche avviserà sia i responsabili che i dipendenti ogni qualvolta ci sia qualcosa di importante da comunicare, senza la necessità di convocare riunioni o attendere risposte a messaggi e e-mail.

A fronte di tutto questo è evidente il miglioramento della produttività dei singoli e di conseguenza dell’azienda. Lo scopo dei portali hr, oltre assolvere le funzioni di cui abbiamo parlato finora, è migliorare la qualità dell’attività lavorativa permettendo di dedicare tempo ed energie a compiti più soddisfacenti piuttosto che noiosi e di routine. La soluzione per essere competitivi sul mercato e dimostrare di aver a cure il benessere aziendale.